Asiantuntijan päivät venyvät ja deadlinet painavat päälle. Iltauutisissa kerrotaan pääministerin haaveilevan siirtymisestä nelipäiväiseen työviikkoon. Tuottavuus kuulemma paranisi, jos tekisimme vähemmän töitä. EK kiirehtii tyrmäämään idean. Iltapäivälehtien laskurien mukaan päivä vähemmän duunia veisi ansioista viidenneksen. Tässä vaiheessa asiantuntijamme avautuu jutun kommenttipalstalla ja pitää puhetta nelipäiväisestä työviikosta unelmahöttönä. Ei ehdi ja siihen ei ole varaa.

Ja he kaikki ovat väärässä ja oikeassa samaan aikaan. Oikeassa siksi, että nykyisillä työskentelytavoilla yhtälö on mahdoton. Väärässä siksi, että nelipäiväinen työviikko on helppo saavuttaa. Asiaa pitää lähestyä ihan toisesta suunnasta.

Otetaan pohjaksi tyypillinen asiantuntijan kalenteri.

Eihän tuo niin pahalta näytä. Aikaa asioiden hoitamiseen luulisi olevan hyvinkin. Lisätään näkymään kuitenkin, mitä noiden merkintöjen sisällä tapahtuu.

Vihreän määrä supistuu huomattavasti. Itse asiassa suurin osa asiantuntijan viikosta on hukkaa – sitä vain ei huomata tai siihen alistutaan. Ongelma näissä aikasyöpöissä on, että niihin on totuttu ja yksittäinen hukka on niin pieni, että emme huomaa, kuinka paljon niistä yhteensä kertyy.

Gartner ja Harward Business Review ovat julkaisseet tutkimuksia asiantuntijoiden ajankäytöstä:

• Keskimäärin asiantuntijoiden ajasta 28% kuluu sähköpostien lukemiseen, suodattamiseen, lajitteluun ja kirjoittamiseen. Suurin osa näistä viesteistä on hänen työnsä kannalta epärelevantteja.
• Keskimäärin asiantuntijat käyttävät 15% työajastaan kokouksiin ja näistä n. puolet on hyödytöntä aikaa. Päätöksiä ei saada, jorinat ovat pitkiä ja kun aikaa on varattu tunti, niin se käytetään vaikka asiat ehtisi käymään puolessa tunnissa.  Monet kokouksista ovat tiedon keruuta toisia kokouksia varten.
• Gartnerin mukaan 36% asiantuntijoiden työajasta kuluu tiedon etsimiseen ja lajitteluun. Sekavat tiedon tallentamisen käytännöt, useat eri järjestelmät, kummalliset kansiorakenteet jne vievät yllättävän paljon aikaa.

Jos laskee eri tutkimuksissa kerätyt luvut yhteen, niin jopa 79% asiantuntijoiden työajasta kuluu hukkaan. Oikeastaan perjantai riittäisi sen tekemiseen, mistä viime kädessä maksetaan.  Ja silti kuulee kommentteja, että pitäisi saada yksi päivä lisää viikkoon tai lisää tunteja vuorokauteen. Höpö höpö. Kokemuksemme mukaan on helppoa päästä siihen, että neljässä päivässä tehdään viiden päivän työt.

Asiantuntijan arjen voisi jakaa esimerkiksi seuraavalla tavalla:

• Se työ josta maksetaan. Se voi olla rakennusten piirtäminen, korvauspäätösten tekeminen, henkilöiden palkkaaminen, laskujen maksu, asiakkuuksien avaaminen, potilaiden hoitaminen tms.
• Säännölliset johtamiseen liittyvät kokoukset. Esimerkiksi osastopalaverit, viikkopalaverit, johtoryhmät tms. Mitä ylempänä organisaatiossa ollaan, sitä enemmän nämä vievät tyypillisesti aikaa.
• Projektityöt. Tyypillisesti tuotekehitys- tai järjestelmäkehitysprojektit joilla on alku ja loppu. Niillä on omat aikataulunsa ja ne viipaloivat siivunsa kalenterista projektikokouksina ja tietenkin projektille tehtävänä työnä. Se sinänsä on arvoa tuottavaa työtä.
• Hallinnolliset työt kuten tuntikirjaukset, tulosten raportointi jne. Esimiehillä tähän kategoriaan kuuluu myös runsaasti esimiestyötä.

Kuten edellä totesimme, jokaisen näistä sisällä on runsaasti hukkaa. Näistä jokainen osa-alue voi olla oma kehittämiskohteensa, mutta kaikkia niistä helpottaa, jos yrityksessä aletaan noudattaa muutamia yksinkertaisia standardeja ja menetelmiä.

Kun aletaan systemaattisesti vähentämään sähköposteja, kirjoittamaan ja otsikoimaan ne fiksummin, karsimaan ja parantamaan kokouksia ja luodaan standardit tiedon tallentamiselle, niin jokainen asiantuntija pystyy tekemään nykyiset työnsä neljässä päivässä. Jos siis mittarina on, mitä saamme aikaan. Työtahti on leppoisampi ja asiakkaat tyytyväisempiä. Ja jokaisen asiantuntijan tuottavuus paranee vähintäänkin tonnilla kuukaudessa ja yrityksen kilpailukyky paranee. Kaikki voittavat.

Julkaisemme jatkossa parhaista keinoista sähköpostien, kokouksien ja tiedon etsinnän vähentämiseksi.

Palveluistamme Toivontai on prosessi, jossa viidessä työpäivässä autamme asiakkaitamme saamaan päivän lisää jokaiseen viikkoon.