Miten päästä markkinoiden nopeimmaksi ilman kiirettä?

Rakennusliike Lehto Group Oy on ollut viimeisen vuoden aikana asiakkaanani. Yhteistyö alkoi, kun autoimme tuotteistaja Jari Parantaisen kanssa Lehtoa kehittämään uuden Kirittäjä palvelun. Sen tavoitteena oli puristaa viiteen päivään tarjouksen laatiminen toimitilan rakentamisesta. Tarjous sisältää havainnekuvat, rakennusprojektin sisällön, kiinteän hinnan ja sopimuksen aikatauluineen. Useimmiten rakennusliikkeillä kului näiden tekemiseen kuukausia.

Kun tapasimme kehitystiimin kanssa ensi kertaa, niin moni osallistuja oli vähintäänkin epäluuloinen. ”Eihän tämä nyt millään voi mennä viidessä päivässä. Kuukausikin olisi tosi hyvä suoritus”, ”Tämä ei voi millään toimia käytännössä – tässä on niin paljon asioita, jotka pitää ottaa huomioon”. Nämä kommentit kertoivat siitä, että rakentamisen asiantuntijat tiesivät asiakkaalle näkyvän lopputuloksen olevan vain jäävuoren huippu. Pinnan alla muhi näkymätön työvuori.

Erityisesti muistan maanrakennusinsinöörin, joka istui kädet puuskassa epäilevän näköisenä. Hänestä viisi päivää oli ihan mahdoton rasti. Kun projektimme oli ohi, sama henkilö oli intoa täynnä: ”Viisi päivää on jopa löysä aikataulu. Valmistahan tulee jo oikeastaan kolmantena päivänä. On ihan käsittämätöntä, miten paljon hukkaa vanhassa tavassa tehdä suunnittelua on, ja kuinka paljon tekeminen nopeutuu kun keskitymme vähentämään hukkaa”.

Tässä kohtaa insinööri oivalsi jotain tärkeää. Suunnittelua ei nopeuteta suunnittelemalla nopeammin. Sitä nopeutetaan karsimalla pois vaiheita, jotka eivät tuota arvoa. Kun etsitään ja odotetaan vähemmän, on aikaa suunnitella paremmin. Yksinkertaista ja ihan matematiikallakin perusteltavissa.

Mikä sitten muuttui? Miten kolmen kuukauden työ tehtiin viidessä päivässä?

Työ eteni viidessä askeleessa:

1. Määrittelimme ensin, mikä suunnitteluprosessissa on asiakkaallemme arvoa tuottavaa ja mistä hän ei haluaisi maksaa
2. Kuvasimme nykyisen prosessin ja kaiken siinä olevan hukan. Yksi sen suurimmista arvoista oli, että kaikki näkivät, miten paljon heidän työnsä riippuivat toisistaan. Insinöörit heittivät toisilleen kapuloita rattaisiin tajuihinsa tulematta.
3. Kuvasimme myös tahtotilan – miten työn pitäisi sujua. Samalla listasimme, minkä kaiken pitää muuttua, jotta tahtotila on mahdollinen.
4. Ehkä tärkein muutos oli pyrkimys tehdä asiat kerralla ja yhden kappaleen virtauksessa.  Eli sama tiimi työsti suunnitelmaa samassa tilassa ja asiakas osallistui myös työskentelyyn. Virtauksen parantamiseksi luotiin standardeja mm. viikon työn etenemisjärjestyksestä, suunnitelmien hyväksyttämisestä ja tiedon hallinnasta.
5. Asia koe ponnistettiin käytännössä ja sen jälkeen tehtiin vielä tarkennuksia prosessiin.

Leanauksen jälkeen Jari Parantainen auttoi palvelun tuotteistamisessa myyväksi paketiksi. Myös se tapahtui virtaustehokkaassa viikon prosessissa, jota Jari on hionut jo vuosia.

Osallistuin muutamaan Kirittäjä-projektiin Lehdon asiantuntijoiden kanssa. Yhden lopussa kysyin asiakkaalta, mitä mieltä hän oli viiden päivän rypistyksestä. Asiakas vastasi; ”Annan arvosanaksi 10-. Miinus siksi, että aina jotain voi parantaa. Mutta en olisi ikinä uskonut, että viikossa saadaan aikaan näin paljon ja näin kovalla ammattitaidolla”.

Yksi ihan lempiasiakkaistani on ollut Wilhemiina Palvelut Oy. Heidän kanssaan teimme kehitystyötä, josta minulle tuli ihan aidosti hyvä mieli. Ei siksi, että työ itsessään olisi ollut jotenkin erikoista tai ihmiset mukavampia. Periaatteeni on, että työskentelen vain mukavien ihmisten kanssa. Yhteistyömme ilahdutti minua siksi, että Wilhelmiinassa oli ymmärretty prosessien sujuvoittamisen arvo muita paremmin.

Kun yhteistyöstä sovittiin, niin Wilhelmiina Palveluiden toimitusjohtaja Minna Saranpää sanoi, että tavoitteena on vapauttaa hoitajien aikaa. Vapautunut aika käytettäisiin siihen, että hoitajat ehtisivät asukkaiden kanssa tekemään asioita yhdessä. Ulkoilemaan, lukemaan lehtiä, pelaamaan pelejä tai ihan vain keskustelemaan. Ja se oli minusta sata kertaa parempi tavoite kuin saada hoitajamitoitus riittämään juuri lain vaatimassa minimissä.

Kun tavoite asetettiin näin, en yhtään ihmettele, että hoitajakohun aikana 2019 Helsingin sanomat kirjoitti jutun siitä, kuinka tyytyväisiä Wilhelmiinan asukkaat ovat.

Tuo tavoite myös kiteytti hyvin sen, mistä prosessien sujuvoittamisessa oli kyse. Emme nimittäin pyrkineet hoitamaan pesuja, jumppia tai hoitotoimenpiteitä nopeammin. Keskityimme näkymättömissä olevan hukan vähentämiseen.

Ensin minä ja kollegani olimme päivän Wilhelmiinan käytävillä katsomassa, mitä siellä oikein tapahtuu. Koetimme häiritä arkea mahdollisimman vähän, mutta kyselimme aina välillä minne nyt mennään, mitä seuraavaksi tapahtuu, mitä nyt haetaan tai etsitään jne. Kirjasimme asiat ylös ja vähitellen meille piirtyi kuva siitä, miksi hoitajilla oli kiire. Jos hoitajan arjessa kohtaamasta hukasta piirtäisi kartan, niin se voisi näyttää vaikka tältä:

Seuraavaksi kuvasimme hoitajien kanssa yhdessä aamuvuoron kulun. Homma meni vähän väliä nauramiseksi kun tylysti merkitsimme hukaksi monet arjen askareet. Esimerkiksi Wilhelmiinassa erittäin harvinaisten makuuhaavojen hoito tuntui ensin selvästi arvoa tuottavalta. Mutta kun kysyimme, että onko siis sitä parempi, mitä enemmän makuuhaavoja tulee, niin havaitsimme niiden hoidon siis olevan oikeasti virheen korjausta.

Kun sitten teimme tahtotilan, niin kuvittelimme miten helppoa arki olisi, kun kaikki varastot olisivat tip top, ketään ei tarvitsisi odottaa ja askelmittarit eivät pyörähtäisi päivittäin ympäri. Kuulosti ihan utopialta.

Lähemmäs sitä päästiin kuitenkin kolmella hyvin yksinkertaisella toimella

1. Ensin teimme ns. 5S operaation kaikille varastoille. Tyhjensimme ne kaikki, poistimme kaiken turhan, järjestimme ne uudestaan ja loimme standardit ja seurannan jotta ne pysyvätkin kunnossa.
2. Loimme standardit myös muulle ympäristölle. Mitä hoitotarvikkeita pitää olla asukkaiden kodeissa, missä kohden ne täydennetään, milloin tilataan uusia jne. Loimme myös rytmin sille, miten tilat säännöllisesti katselmoidaan läpi ja puutteisiin tartutaan heti.
3. Rakensimme uuden päivittäisjohtamisen mallin. Joka aamu tiimi kokoontui tussitaulun ympärille ja yhdessä katsoivat läpi yön tapahtumat, asukkaiden tulevat fysioterapiat ja kampaajat ja muut arjen poikkeukset sekä sopivat asukkaiden hoidon järjestyksestä ja kuka hoitaa kenetkin. Näin unisemmat saivat nukkua pidempään ja aamuvirkut hoidettiin ensimmäisinä. Aamun kokoontumisen tarkoitus oli johtaa eteenpäin – varmistaa, että on tulossa hyvä työvuoro. Sovimme myös, että vuoron lopuksi mahdolliset poikkeukset kirjataan ylös ja käsitellään, jotta ongelmia ei tapahtuisi jatkossa.

Kun kokeilimme uutta arkea käytännössä, niin hoitajat totesivat, että ”Emme ole koskaan saaneet aamutoimia hoidettua näin ripeästi – ja ilman kiirettä”. Ja tiimin esimies, joka ensin oli epäluuloinen päivittäisjohtamisen taulua kohtaan, totesi puolen vuoden jälkeen, että hän ei luopuisi siitä mistään hinnasta. Se teki hänen arjestaan niin paljon helpompaa. Arvioimme, että jokaiselle hoitajalle vapautui aikaa 40-60 minuuttia jokaiseen työvuoroon. Ja siitä tullaan siihen, miksi tämä yhteistyö oli minulle niin ilahduttavaa. Se tarkoitti siis tuntia enemmän aikaa asukkaiden kanssa yhdessä oloon.