Miten päästä markkinoiden nopeimmaksi ilman kiirettä?

Rakennusliike Lehto Group Oy on ollut viimeisen vuoden aikana asiakkaanani. Yhteistyö alkoi, kun autoimme tuotteistaja Jari Parantaisen kanssa Lehtoa kehittämään uuden Kirittäjä palvelun. Sen tavoitteena oli puristaa viiteen päivään tarjouksen laatiminen toimitilan rakentamisesta. Tarjous sisältää havainnekuvat, rakennusprojektin sisällön, kiinteän hinnan ja sopimuksen aikatauluineen. Useimmiten rakennusliikkeillä kului näiden tekemiseen kuukausia.

Kun tapasimme kehitystiimin kanssa ensi kertaa, niin moni osallistuja oli vähintäänkin epäluuloinen. ”Eihän tämä nyt millään voi mennä viidessä päivässä. Kuukausikin olisi tosi hyvä suoritus”, ”Tämä ei voi millään toimia käytännössä – tässä on niin paljon asioita, jotka pitää ottaa huomioon”. Nämä kommentit kertoivat siitä, että rakentamisen asiantuntijat tiesivät asiakkaalle näkyvän lopputuloksen olevan vain jäävuoren huippu. Pinnan alla muhi näkymätön työvuori.

Erityisesti muistan maanrakennusinsinöörin, joka istui kädet puuskassa epäilevän näköisenä. Hänestä viisi päivää oli ihan mahdoton rasti. Kun projektimme oli ohi, sama henkilö oli intoa täynnä: ”Viisi päivää on jopa löysä aikataulu. Valmistahan tulee jo oikeastaan kolmantena päivänä. On ihan käsittämätöntä, miten paljon hukkaa vanhassa tavassa tehdä suunnittelua on, ja kuinka paljon tekeminen nopeutuu kun keskitymme vähentämään hukkaa”.

Tässä kohtaa insinööri oivalsi jotain tärkeää. Suunnittelua ei nopeuteta suunnittelemalla nopeammin. Sitä nopeutetaan karsimalla pois vaiheita, jotka eivät tuota arvoa. Kun etsitään ja odotetaan vähemmän, on aikaa suunnitella paremmin. Yksinkertaista ja ihan matematiikallakin perusteltavissa.

Mikä sitten muuttui? Miten kolmen kuukauden työ tehtiin viidessä päivässä?

Työ eteni viidessä askeleessa:

1. Määrittelimme ensin, mikä suunnitteluprosessissa on asiakkaallemme arvoa tuottavaa ja mistä hän ei haluaisi maksaa
2. Kuvasimme nykyisen prosessin ja kaiken siinä olevan hukan. Yksi sen suurimmista arvoista oli, että kaikki näkivät, miten paljon heidän työnsä riippuivat toisistaan. Insinöörit heittivät toisilleen kapuloita rattaisiin tajuihinsa tulematta.
3. Kuvasimme myös tahtotilan – miten työn pitäisi sujua. Samalla listasimme, minkä kaiken pitää muuttua, jotta tahtotila on mahdollinen.
4. Ehkä tärkein muutos oli pyrkimys tehdä asiat kerralla ja yhden kappaleen virtauksessa.  Eli sama tiimi työsti suunnitelmaa samassa tilassa ja asiakas osallistui myös työskentelyyn. Virtauksen parantamiseksi luotiin standardeja mm. viikon työn etenemisjärjestyksestä, suunnitelmien hyväksyttämisestä ja tiedon hallinnasta.
5. Asia koe ponnistettiin käytännössä ja sen jälkeen tehtiin vielä tarkennuksia prosessiin.

Leanauksen jälkeen Jari Parantainen auttoi palvelun tuotteistamisessa myyväksi paketiksi. Myös se tapahtui virtaustehokkaassa viikon prosessissa, jota Jari on hionut jo vuosia.

Osallistuin muutamaan Kirittäjä-projektiin Lehdon asiantuntijoiden kanssa. Yhden lopussa kysyin asiakkaalta, mitä mieltä hän oli viiden päivän rypistyksestä. Asiakas vastasi; ”Annan arvosanaksi 10-. Miinus siksi, että aina jotain voi parantaa. Mutta en olisi ikinä uskonut, että viikossa saadaan aikaan näin paljon ja näin kovalla ammattitaidolla”.