Yksi ihan lempiasiakkaistani on ollut Wilhemiina Palvelut Oy. Heidän kanssaan teimme kehitystyötä, josta minulle tuli ihan aidosti hyvä mieli. Ei siksi, että työ itsessään olisi ollut jotenkin erikoista tai ihmiset mukavampia. Periaatteeni on, että työskentelen vain mukavien ihmisten kanssa. Yhteistyömme ilahdutti minua siksi, että Wilhelmiinassa oli ymmärretty prosessien sujuvoittamisen arvo muita paremmin.

Kun yhteistyöstä sovittiin, niin Wilhelmiina Palveluiden toimitusjohtaja Minna Saranpää sanoi, että tavoitteena on vapauttaa hoitajien aikaa. Vapautunut aika käytettäisiin siihen, että hoitajat ehtisivät asukkaiden kanssa tekemään asioita yhdessä. Ulkoilemaan, lukemaan lehtiä, pelaamaan pelejä tai ihan vain keskustelemaan. Ja se oli minusta sata kertaa parempi tavoite kuin saada hoitajamitoitus riittämään juuri lain vaatimassa minimissä.

Kun tavoite asetettiin näin, en yhtään ihmettele, että hoitajakohun aikana 2019 Helsingin sanomat kirjoitti jutun siitä, kuinka tyytyväisiä Wilhelmiinan asukkaat ovat.

Tuo tavoite myös kiteytti hyvin sen, mistä prosessien sujuvoittamisessa oli kyse. Emme nimittäin pyrkineet hoitamaan pesuja, jumppia tai hoitotoimenpiteitä nopeammin. Keskityimme näkymättömissä olevan hukan vähentämiseen.

Ensin minä ja kollegani olimme päivän Wilhelmiinan käytävillä katsomassa, mitä siellä oikein tapahtuu. Koetimme häiritä arkea mahdollisimman vähän, mutta kyselimme aina välillä minne nyt mennään, mitä seuraavaksi tapahtuu, mitä nyt haetaan tai etsitään jne. Kirjasimme asiat ylös ja vähitellen meille piirtyi kuva siitä, miksi hoitajilla oli kiire. Jos hoitajan arjessa kohtaamasta hukasta piirtäisi kartan, niin se voisi näyttää vaikka tältä:

Seuraavaksi kuvasimme hoitajien kanssa yhdessä aamuvuoron kulun. Homma meni vähän väliä nauramiseksi kun tylysti merkitsimme hukaksi monet arjen askareet. Esimerkiksi Wilhelmiinassa erittäin harvinaisten makuuhaavojen hoito tuntui ensin selvästi arvoa tuottavalta. Mutta kun kysyimme, että onko siis sitä parempi, mitä enemmän makuuhaavoja tulee, niin havaitsimme niiden hoidon siis olevan oikeasti virheen korjausta.

Kun sitten teimme tahtotilan, niin kuvittelimme miten helppoa arki olisi, kun kaikki varastot olisivat tip top, ketään ei tarvitsisi odottaa ja askelmittarit eivät pyörähtäisi päivittäin ympäri. Kuulosti ihan utopialta.

Lähemmäs sitä päästiin kuitenkin kolmella hyvin yksinkertaisella toimella

1. Ensin teimme ns. 5S operaation kaikille varastoille. Tyhjensimme ne kaikki, poistimme kaiken turhan, järjestimme ne uudestaan ja loimme standardit ja seurannan jotta ne pysyvätkin kunnossa.
2. Loimme standardit myös muulle ympäristölle. Mitä hoitotarvikkeita pitää olla asukkaiden kodeissa, missä kohden ne täydennetään, milloin tilataan uusia jne. Loimme myös rytmin sille, miten tilat säännöllisesti katselmoidaan läpi ja puutteisiin tartutaan heti.
3. Rakensimme uuden päivittäisjohtamisen mallin. Joka aamu tiimi kokoontui tussitaulun ympärille ja yhdessä katsoivat läpi yön tapahtumat, asukkaiden tulevat fysioterapiat ja kampaajat ja muut arjen poikkeukset sekä sopivat asukkaiden hoidon järjestyksestä ja kuka hoitaa kenetkin. Näin unisemmat saivat nukkua pidempään ja aamuvirkut hoidettiin ensimmäisinä. Aamun kokoontumisen tarkoitus oli johtaa eteenpäin – varmistaa, että on tulossa hyvä työvuoro. Sovimme myös, että vuoron lopuksi mahdolliset poikkeukset kirjataan ylös ja käsitellään, jotta ongelmia ei tapahtuisi jatkossa.

Kun kokeilimme uutta arkea käytännössä, niin hoitajat totesivat, että ”Emme ole koskaan saaneet aamutoimia hoidettua näin ripeästi – ja ilman kiirettä”. Ja tiimin esimies, joka ensin oli epäluuloinen päivittäisjohtamisen taulua kohtaan, totesi puolen vuoden jälkeen, että hän ei luopuisi siitä mistään hinnasta. Se teki hänen arjestaan niin paljon helpompaa. Arvioimme, että jokaiselle hoitajalle vapautui aikaa 40-60 minuuttia jokaiseen työvuoroon. Ja siitä tullaan siihen, miksi tämä yhteistyö oli minulle niin ilahduttavaa. Se tarkoitti siis tuntia enemmän aikaa asukkaiden kanssa yhdessä oloon.